Besluitnota.nl begon als hulp bij het schrijven van raadsvoorstellen. Bij gemeenten zagen we dat het echte probleem groter is dan één goed stuk. Daarom verleggen we onze koers: van stukken maken naar een bestuurshuis dat op orde is.
Besluitnota.nl startte als generator. U uploadde de bijlagen van een college- of raadsvoorstel en kreeg een voorstel of ander stuk in de huisstijl van uw gemeente. Dat scheelt tijd. Een stuk is sneller klaar en ziet er verzorgd uit.
Toch moeten we eerlijk zijn. Een beter stuk lost maar een deel van het probleem op. Gemeenten noemden ons een ander probleem. Niet het schrijven zelf, maar de samenhang tussen alle stukken. Onze oude stukkenfabriek maakte vooral nog meer stukken. Dat hielp niet bij de vraag die er echt lag.
Stukken zijn er genoeg. Wat ontbreekt, is samenhang. We zagen kaders die aan geen enkele visie hangen. We zagen uitvoering zonder kader. En we zagen raadsleden die over details besluiten en houvast missen als zij het college willen controleren.
Een ervaren bestuurssecretaris van een grote gemeente zei het zo:
"Vijf duidelijke doelen zijn genoeg voor een nota met de kaders. Toch tellen zulke nota's vaak tientallen pagina's."
In die pagina's staan dan al maatregelen die bij het college horen. En bij controle missen juist de gegevens over tijd, geld en kwaliteit.
Wij zijn aan de slag gegaan en hebben twee soorten analyse gemaakt. De ene toetst de kwaliteit van de voorstellen zelf aan 22 normen. De andere brengt de relaties tussen de stukken in beeld, om het bestuurshuis op orde te krijgen en inzichtelijk te maken.
Daarna maakten we het eerste bestuurshuis, voor een grote gemeente. We legden 3.207 raadsbesluiten naast elkaar en zochten de lijnen tussen visie, kaders en uitvoering. Een lijn telt alleen als het ene stuk het andere bij naam en datum noemt. Bij elke lijn ziet u het citaat en de vindplaats. De uitkomst: 99 kaders zonder visie en 171 uitvoeringsstukken zonder kader. Dat is geen oordeel over het beleid. Het laat zien waar het mandaat van het college niet helder is vastgelegd.
Zo kwamen we tot de draai. We maken niet langer vooral stukken. We helpen gemeenten hun bestuurshuis op orde te brengen.
Het bestuurshuis heeft vijf verdiepingen: visie, kaders, begroting, programma en uitvoering. De raad stelt de visie en de kaders vast. Het college voert uit. Tussen de verdiepingen lopen lijnen. Wat nergens aan hangt, laten we eerlijk los staan, met de reden erbij. Een los stuk is geen fout, maar een signaal om na te gaan.
Wat kunt u ermee?
Deze draai vraagt meer dan software. Besluitnota.nl is een klein team. Martin Sterenberg, de oprichter, bouwt de software. Sjoerd Alkema kent overheid en technologie, spreekt met gemeenten en houdt besluitnota.nl actueel met wat we daar leren. En de vakkennis bracht Bert Ruck mee. Bert is expert in argumentatie en bestuurlijk schrijven. Hij schreef het boek Succesvol adviseren in bestuurlijke organisaties.
Bert bracht de methodiek in: de stappen en kwaliteitsnormen van een goed raadsvoorstel en een goede besluitroute. Dat is onze meetlat. Die meetlat zit achter de quickscan en achter de besluitroute. Ook de vragen en kopjes voor zes soorten stukken, van startnotitie tot uitvoeringsprogramma, komen uit zijn werk.
Op besluitnota.nl kunt u nu twee dingen aanvragen. Beide werken op de openbare stukken uit uw raadsinformatiesysteem. U hoeft dus niets aan te leveren en niets te installeren.
Daarna volgt de besluitroute in de app. Die helpt de steller stap voor stap, van de eerste vraag tot het eindstuk. Met vaste vragen, een controle op wie bevoegd is en een spoor voor het geld. Zo past elk nieuw stuk meteen in het huis, en blijft het huis op orde.
Uw gegevens zijn in goede handen: Besluitnota.nl is gecertificeerd voor ISO 27001 en ISO 42001.
Wilt u weten hoe het bestuurshuis van uw gemeente ervoor staat? Vraag de analyse aan.