Direct naar de inhoud
Besluitnota Quickscan

Quickscan kwaliteit raads- en collegevoorstellen

Rekenkamers toetsen een steekproef van vijf à twintig voorstellen. Wij toetsen álle voorstellen van de afgelopen tien jaar aan 22 vaste normen. Hoe staat u ervoor, en waar kunt u verbeteren? Inzichten binnen twee weken.

Volledige populatie

Geen steekproef: alle voorstellen van circa tien jaar.

22 vaste normen

Uit tien jaar rekenkameronderzoek en de Beoordelingskaart van de NVvR.

Elke score bewezen

Onderbouwd met een letterlijk citaat plus vindplaats.

Het probleem

Wisselende kwaliteit is de meest gehoorde klacht. Maar nooit aangetoond.

“Is de kwaliteit van de raadsvoorstellen zodanig dat ze ondersteunend zijn voor raadsleden om hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol goed te kunnen vervullen?”

De centrale vraag in meer dan tien jaar rekenkameronderzoeken

Alternatieven ontbreken

Reële alternatieven en keuzeruimte voor de raad ontbreken vrijwel altijd.

Risico's blijven onderbelicht

Risicoparagrafen ontbreken of bevatten kanttekeningen die het voorstel niet ondergraven.

Besluitgeschiedenis ontbreekt

Voorkennis wordt verondersteld; nieuwe raadsleden missen het dossier.

Doelen niet meetbaar

Zonder SMART-doelen en indicatoren kan de raad de uitvoering niet controleren.

Niet zelfstandig leesbaar

Het voorstel is feitelijk een oplegger bij de bijlagen.

Beslispunten niet amendeerbaar

“De nota vaststellen” zonder dat de kern in het besluit staat.

Het toetsingskader

22 normen, vijf clusters, één vaste lat.

De normen zijn format-onafhankelijk: wij toetsen niet of een kopje uit uw sjabloon is ingevuld, maar of de informatie die een raadslid nodig heeft aanwezig is. U beoordeelt het volledige kader vóórdat wij gaan meten.

3 normen

Het besluit

Concrete, eenduidige en amendeerbare beslispunten, zelfstandig begrijpelijk, met bevoegdheid en wettelijke grondslag.

6 normen

Onderbouwing en keuzeruimte

Aanleiding, context, onderbouwde probleemstelling, SMART-doelen, argumenten pro én contra, en reële alternatieven.

Kaderstellende rol
5 normen

Consequenties en risico's

Financiën en dekking, risico's met beheersmaatregelen, uitvoering en planning, evaluatie en de rol van de raad in het vervolg.

Controlerende rol
3 normen

Participatie en omgeving

Wie is betrokken, wat merken inwoners en ondernemers, en hoe wordt het besluit gecommuniceerd.

Volksvertegenwoordigende rol
5 normen

Leesbaarheid en structuur

Zelfstandig leesbaar, kern vooraan, logische opbouw, bondig en een begrijpelijk taalniveau.

Zo wordt gescoord

Elk voorstel scoort per norm 0 (afwezig), 1 (gedeeltelijk) of 2 (volledig) punten. Normen die niet bij het documenttype passen tellen niet mee. Samen levert dat een index van 0-100 op: per voorstel, per cluster, per jaar en voor de organisatie als geheel.

Geautomatiseerd, maar streng

Elke score is controleerbaar.

Bewijs

Elke score onderbouwd met een letterlijk citaat plus vindplaats. Bij score 0 vermelden wij welke onderdelen zijn doorzocht.

Kalibratie vooraf

Circa dertig voorstellen worden eerst door mensen beoordeeld. Pas bij voldoende overeenstemming volgt de volledige run.

Twijfelregel

Bij twijfel tussen twee scores geldt de lagere score én wordt het voorstel gemarkeerd voor menselijke review.

Vast en versiebeheerd

Normenkader en beoordelingsregels worden per run vastgelegd; vergelijkingen alleen binnen één kaderversie.

Van toetsingskader tot rapportage in drie stappen

  1. U stelt de lat vast

    De 22 normen zijn vast; wij stemmen de waarden af op de kwaliteitseisen van uw organisatie.

  2. Pilot op circa dertig voorstellen

    Wij verzamelen de voorstellen uit uw raadsinformatiesysteem en leggen de uitkomsten naast een menselijke beoordeling.

  3. Volledige scan en rapportage

    Alle voorstellen worden getoetst. U ontvangt de rapportage en wij presenteren de resultaten aan griffie, auditcommissie of raad.

Het resultaat

Een rapportage waar de raad mee verder kan.

Actuele kwaliteitsscore

De hoofdscore over de laatste raadsperiode, ook basis voor de landelijke vergelijking.

Trend over tien jaar

Verloop per jaar, met vóór/na-vergelijking bij formatwijzigingen.

Spreiding

Niet alleen het gemiddelde, maar ook hoe groot de verschillen tussen voorstellen zijn.

Uitsplitsing per type

Scores per documenttype en beleidsdomein: waar loont verbeteren het meest?

Voorbeeldcitaten

Geanonimiseerde sterke en zwakke passages: concreet leermateriaal voor stellers.

Beoordelingskaart op één A4

Compacte samenvatting voor raadsleden, naar het voorbeeld van de NVvR.

Veelgestelde vragen

Vervangt de quickscan een rekenkameronderzoek?

Nee. De quickscan beoordeelt of de informatie die een raadslid nodig heeft aanwezig en navolgbaar is, niet of die inhoudelijk juist is. De scan levert wel een feitelijke, complete basis waarop rekenkamer, griffie en auditcommissie kunnen voortbouwen.

Hoe betrouwbaar is een geautomatiseerde beoordeling?

Elke score wordt onderbouwd met een citaat en vindplaats, het systeem wordt vooraf gekalibreerd op circa dertig door mensen beoordeelde voorstellen en bij twijfel geldt de lagere score plus menselijke review.

Toetst u of ons eigen format is gevolgd?

Nee, de normen zijn bewust format-onafhankelijk. Daardoor zijn de uitkomsten vergelijkbaar tussen jaren en organisaties. Een toets op naleving van uw eigen format is als optionele module mogelijk.

Wat vraagt de quickscan van onze organisatie?

Weinig. U beoordeelt vooraf het toetsingskader; wij verzamelen de voorstellen zelf uit uw raadsinformatiesysteem. Vóór oplevering krijgt u de bevindingen ter feitelijke verificatie voorgelegd.

Tellen oude voorstellen even zwaar mee?

Nee. De hoofdscore is de actuele kwaliteitsscore over de laatste raadsperiode. Daarnaast tonen wij het verloop per jaar en een gewogen periodescore waarin recente voorstellen zwaarder tellen.

Hoe snel heb ik de inzichten?

Binnen twee weken na akkoord op het toetsingskader leveren wij de resultaten op, inclusief kwaliteitsscore, trend per jaar en concrete verbeterpunten.

Vraag de quickscan aan

Laat uw gegevens achter en wij nemen de volgende werkdag contact op. U ontvangt eerst het volledige toetsingskader ter beoordeling, zodat u precies weet waaraan wordt getoetst.